Si estás aquí es porque tu organización o equipo de trabajo ha contemplado la idea de implementar un sistema de gestión de gastos pues medida que una organización crece, las complicaciones en la gestión de gastos también lo hacen; por lo que el control puede volverse una actividad complicada y propensa a cometer errores. ; sabemos que este paso conlleva muchas mejoras en tu operación; pero también requiere de la aprobación corporativa e inversión que si bien trae consigo grandes beneficios; necesitas estar claro si es el momento adecuado para implementar una solución de este tipo.
Señales de que necesitas un sistema de gestión de gastos:
Aumentó el volumen de operaciones:
Si el número de personas que realizan gastos en tu empresa o las transacciones relacionadas con gastos aumentó, los procesos manuales también lo hacen y lo más probable es que esto retrase la contabilidad de los mismos, así como la validación, gestión y reportes.
Con Gastos de Viaje solo tendrás que registrar a tus colaboradores en el sistema para que desde la aplicación puedan subir los gastos realizados por concepto de viáticos, desde una sola aplicación podrán generar reportes, validar facturas, solicitar viáticos, ver los viáticos aprobados, etc.
Falta de control:
Si se te dificulta llevar el control de los gastos realizados, ya sea por colaborador, tipo de gastos o simplemente tener en claro que gastos pueden ser deducibles y cuáles no; puede desembocar en gastos innecesarios e incluso algunos correr el riesgo de fraudes.
Flujos lentos y complicados:
Cómo sabes, cualquier gasto empresarial tiene que pasar por un proceso de solicitud, autorización, entrega de comprobantes y en ciertos casos reembolsos; pero si este proceso resulta lento, puede causar frustración e incluso que tus colaboradores pasen por alto el cumplimiento de las políticas de gastos de tu empresa, complicando los procesos.
Errores frecuentes y fraudes:
Los errores humanos son comunes en cualquier empresa, pero se complica más cuando el proceso es engorroso y el volumen de operaciones aumenta; sin embargo, cuando tu proceso, la gestión manual también da pie a fraudes por la falta de relación de CFDI
Con Gastos de Viaje, todos los viáticos son sometidos a un flujo de aprobación y comprobación que impide que tus colaboradores ejecuten un gasto sin antes ser aprobado; de igual modo valida todos los CFDI que tus colaboradores ingresan al sistema para asegurar que sean fiscalmente validos y cumplan con los requisitos para ser deducibles.
Dificultad para deducir viáticos:
Asegurate de que todos los gastos cumplan con las normativas fiscales para ser deducibles es de los pasos más complicados en la gestión de viáticos; pues tienes que conciliar los gastos realizados por colaborador con los gastos máximos por categoría establecidos por el SAT y en ocasiones es difícil identificar los gastos que no cumplen con los requisitos para ser deducibles.
En este sentido un sistema de gestión de gastos como Gastos de Viaje te brinda sugerencias de deducibilidad que te ayudarán a identificar los gastos que son deducibles de los que no para que puedas hacer la corrección necesaria de los mismos.
Beneficios de implementar un sistema de gestión de gastos:
- Ahorro de tiempo y recursos
- Reducción de errores
- Cumplimiento fiscal asegurado
- Flujos de autorización simplificados
- Políticas empresariales aseguradas
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Si tienes dos o más de estos problemas al gestionar tus gastos, empresariales llegó el momento de implementar un sistema de gestión de gastos en tu empresa, pues es una decisión estratégica que trae numerosos beneficios para tu empresa; además te libera a ti y a tu equipo de tareas repetitivas y trabajos manuales para enfocarse en tareas más estratégicas que tengan mayor impacto en tu empresa.
