Además de los límites económicos establecidos por cada tipo de gasto, la ley de impuesto sobre la renta (LISR) establece que hay ciertos requisitos de los viáticos para ser deducibles que se deben cumplir. 

En este artículo te mencionamos algunos de los requisitos que consideramos debes tomar en cuenta, antes, durante y después de los viajes para gestionar y llevar un control más preciso de los gastos viáticos y asegurar su deducibilidad.

Requisitos de los viáticos para ser deducibles: Antes del viaje 

Antes de aprobar un viaje a tus colaboradores, toma en cuenta lo siguiente:

1. Los viáticos deben ser estrictamente indispensables para la actividad empresarial: Es decir, qué; la persona que realiza el viaje tiene que estar prestando servicios profesionales al contribuyente que presente la declaración; este es uno de los requisitos de los viáticos para ser deducibles más importantes y que no debes pasar por alto al aprobar un viático, ya que los viajes o consumos personales no son susceptibles de deducción.
2. Uso o goce: Como esta ley lo indica, los viáticos que se pueden deducir son respecto a los que se empleen para pagar; hospedaje, comida, renta de auto, transporte o gasolina, o seminarios y/o convenciones 
3. Las actividades deben realizarse a una distancia de más de 50 kilómetros del establecimiento para poder ser deducibles.
4. Los viáticos sólo podrán ser susceptibles de deducción si se han pagado con tarjeta bancaria de débito o crédito o tarjeta de viáticos avalada por el SAT. 
5. Los gastos de viaje deben cumplir con los límites específicos por categoría de gastos Consulta aquí los montos máximos permitidos para hacer los viáticos deducibles. Además, te recomendamos agendar una demo gratuita de Gastos de Viaje ® para conocer los beneficios que aporta esta herramienta a tu empresa; uno de ellos es la sugerencia de deducibilidad en cada viaje o gasto de viaje realizado por tus colaboradores, alertandote cuando el gasto no cumple con los requisitos de los viáticos para ser deducibles

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Requisitos de los viáticos para ser deducibles: Durante el viaje

1. Cualquier viático que necesites deducir deberá ir acompañado del comprobante correspondiente (factura o CFDI) y este tiene que cumplir con todos los requisitos fiscales indicados por el Servicio de Administración Tributaria, SAT, si la actividad se desarrolla en el país.
2. Además de que el establecimiento emita la factura, es muy importante que el colaborador la conserve y entregue el CFDI para llevar el registro contable necesario. 
3. En caso de que las actividades se lleven a cabo en el extranjero, deberán ir acompañados de documentación comprobatoria clara y completa para que los viáticos o gastos de viaje puedan ser deducibles. Te puede interesar leer Implicaciones fiscales sobre los viáticos en el extranjero

Requisitos de los viáticos para ser deducibles: Después del viaje 

1. Necesitas tener registradas en contabilidad todas las actividades relacionadas con gastos de viaje, con una herramienta inteligente como Gastos de Viaje ®, tendrás el registro a detalle de los gastos realizados por colaborador, fecha, tipo de gasto, monto, facilitando no solo el reporte sino el almacenamiento de información desde un único punto de entrada para el correcto registro contable, asegurando cumplir con todos los requisitos de los viáticos para ser deducibles.
2. Además de contar con las facturas por cada viático realizado, es necesario que cuentes con los documentos que justifiquen el viaje, por ejemplo, solicitud del viaje, informe de actividades o algún otro documento que demuestra la necesidad del viaje, esta documentación comprobatoria te será de utilidad en caso de auditorías fiscales que justificar el objetivo del viaje.
3. No solo es necesario contar con las facturas, es imprescindible que te asegures que las facturas no son duplicadas, canceladas o apócrifas ante el SAT, ya que es un delito fiscal recibir facturas falsas y por ende no serán deducibles, Gastos de Viaje ® también cuenta con un módulo de validación de CFDI una vez que tus colaboradores suben la factura a través de la app, esta es validada por nuestro sistema ante el SAT para asegurar que está correctamente elaborada. 

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