Establecer un sistema claro de aprobaciones y límites de gastos de viaje empresariales es fundamental para controlar costos y garantizar que cada viaje se realice de manera eficiente. En este artículo, te daremos algunas consideraciones para establecer límites que puedes incluir en tu política de gastos de viaje y hacerla más efectiva.

¿Por qué es importante establecer límites de gastos de viaje empresariales? 

Entre los beneficios más relevantes de establecer límites de gastos de viaje a tus colaboradores están: 

• Los límites claros te ayudan a mantener tu presupuesto bajo control evitando gastos excesivos 
• Si todos los colaboradores conocen las reglas, sabrán cómo justificar cada gasto respetando los límites establecidos. 
• Cuando incluyas un límite de gastos en tu política de gastos de viaje, tus colaboradores serán más conscientes de las reglas que deben respetar. Te puede interesar leer Requisitos de los viáticos para ser deducibles

¿Cómo establecer límites de gastos de viaje empresariales?

Para establecer límites de gastos de viaje empresariales te recomendamos tomar en cuenta este artículo, Viáticos Deducibles: Montos máximos permitidos podrás conocer los montos máximos permitidos por cada tipo de viático (alimentación, transporte, hospedaje, automóviles, seminarios, gasolina)  de acuerdo al artículo 28, sección V de la ley de impuesto sobre la renta LISR.

Aunque es importante que tomes de referencia la información anterior, debes considerar si esas cifras se adaptan al presupuesto establecido para viáticos de tu empresa, aquí te damos algunos consejos para considerar qué límites establecer cuando te realicen una solicitud de viáticos: 

1.  Toma en cuenta el objetivo del viaje de negocio, así podrás asignar un establecer un límite de gastos de viaje considerando personas que van, tipo de evento, lugar de destino, duración del viaje, etc. 
2.  Establece límite según la jerarquía de tus colaboradores y dáselas a conocer individualmente
3. Considera gastos imprevistos para cubrir posibles gastos adicionales, pero da a conocer a tus colaboradores que este presupuesto podrá ser utilizado solo si es necesario. 
4. Establece políticas especificas para destinos internacionales ya que el límite gastos suele ser más elevado, de esta forma tus colaboradores tendrán en cuenta estás cifras cuando viajes al exterior.
5. Limita los gastos en efectivo, cómo sabes la deducción de efectivo es más complicada; por lo que te recomendamos optar por otras alternativas como reembolsos, transferencia electrónica de fondos, tarjetas empresariales, etc.

¿Qué herramientas usar para cumplir con el límite de gastos de viaje empresariales asignado por mi empresa? 

1. Puedes utilizar herramientas especializadas como Gastos de Viaje®, que te ayuda a automatizar procesos, recibir alertas cuando los gastos están fuera de la política establecida, además, brinda sugerencias de deducibilidad de acuerdo a la ley de ISR y  genera informes desglosados por tipo de gasto, colaborador, centro de costos, etc.

2. Otras empresas también optan por el uso de tarjetas corporativas con las que sí bien se pueden establecer límites sobre montos a gastar por colaborador, aún se requieren pasos extra para garantizar la deducibilidad y control de los viáticos corporativos, que bien se pueden complementar con una herramienta como Gastos de Viaje.

3. Contar con una aplicación móvil con la que tus colaboradores puedan realizar la captura de los gastos en tiempo real, además de subir comprobantes de gastos y enviarlas para su validación automática, como la que tiene Gastos de Viaje facilita la labor del viaticador evitando pérdida de CFDI, o pápeleo extra para comprobar el gasto. 

Establecer límites de gastos de viaje empresariales claros y bien definidos le ayudará a tu empresa a ahorrar dinero, mejorando la eficiencia de tu área, pero sobre todo garantizar el cumplimiento de políticas internas y fiscales.