Una de las estrategias que demanda más tiempo y supervisión es buscar mejorar el control de viáticos dentro de las organizaciones, pues los procesos se vuelven complejos cuando se involucran varias personas; y hay problemas de burocracia y acceso a la información, por ello en este artículo te damos 3 tips para mejorar este proceso en tu empresa:
3 tips para mejorar le control de viáticos y otros gastos en tu empresa
1. Optimiza políticas y capacita a tu personal
Si ya cuentas con una política de gastos, es importante que la revises y que reconsideres mejoras, sobre todo identifica si esta política abarca todo el proceso de gestión de gastos y sobre todo la metodología es clara y no necesita de varios pasos a seguir para el cumplimiento.
De igual forma; es fundamental, capacitar e involucrar a tus colaboradores en la elaboración de la misma, pues son parte medular del proceso, esto te ayudará a evitar así posibles errores y/o confusiones en el proceso.
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2. Reduce las tareas manuales
Uno de los grandes problemas que se ven involucrados en la gestión de gastos es el sin fin de datos que se tienen que procesar de manera manual, como la captura de datos del CFDI, elaboración de reportes, solicitud de viáticos, etc. Lo que dificulta las tareas administrativas convirtiéndolo en un proceso burocrático que en ocasiones involucra a más personas y tiempo del necesario. Evaluar alternativas como 𝐆𝐚𝐬𝐭𝐨𝐬 𝐝𝐞 𝐕𝐢𝐚𝐣𝐞®︎ te ayuda a reducir tiempo que requieren las tareas manuales, como la elaboración de reportes, cálculos manuales, categorizar gastos por tipo y categoría, ayudándote a la vez a agilizar reembolsos y/o devoluciones de gatos lo que te lleva a mejorar el control de viáticos y otros gastos.
3. Centraliza la información
La carga administrativa y de papeleo que involucra la gestión de viáticos y gastos es alta, por lo que tener un sin fin de medios y formas bajo las que se administra la información lleva a la perdida de la misma, dificultad para encontrarla y diversas complicaciones para la administración; contar con una plataforma que almacene la información en la nube, agilizará el proceso haciéndolo mucho más sencillo, facilitando no solo la revisión y aprobación de gastos desde un único punto de entrada también reduce tiempo que se requiere para este proceso.
Implementar estas estrategias te ayudará a mejorar el control de viáticos y otros gastos en tu empresa, así como mantener una visión integral de cómo se están utilizando los recursos en tu empresa.
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Cómo 𝐆𝐚𝐬𝐭𝐨𝐬 𝐝𝐞 𝐕𝐢𝐚𝐣𝐞®︎ te ayuda mejorar el control de viáticos en tu empresa
Como hemos mencionado anteriormente un software especializado como 𝐆𝐚𝐬𝐭𝐨𝐬 𝐝𝐞 𝐕𝐢𝐚𝐣𝐞®︎ te ayuda a mantener un sistema centralizado para la gestión de viáticos, desde la solicitud de gastos, recepción y validación las facturas, asegurando que estás cumplan con los requisitos para ser deducibles y sean válidas ante el SAT; además reporta de forma automática qué gastos se realizaron y el monto por concepto facilitando la gestión de los mismos, liberando a tu equipo de tareas administrativas. Algunos de los principales que te ofrece nuestro software en la nube son:
- Recibe sugerencias de deducibilidad de los gastos realizados
- Valida todos los CFDI de gastos entregados por tus colaboradores
- Configura tus políticas empresariales
- Crea flujos de autorización para mejorar el control de viáticos y otros gastos
- Complementa tu ERP para la gestión completa de viáticos y más
- obtener reportes de gastos desglosados por categoría y tipos de gastos
