Una tarea imprescindible de Cuentas por Pagar es la validación de proveedores, sobre todo debes asegurarte de que no estén en las listas negras del SAT, pues es una tarea que garantiza el cumplimiento de obligaciones fiscales, pero además te brinda confianza y sobre todo la seguridad de que estás trabajando con un proveedor confiable y no corres el riesgo de incumplir con las leyes fiscales y ser acreedor a sanciones.
Además de que la validación previene problemas fiscales y legales, ayuda a crear relaciones comerciales sólidas y sostenibles. A continuación te brindaremos algunas de las mejores prácticas para una validación efectiva de proveedores, que desarrollaremos más adelante:
Mejores prácticas para la validación de proveedores
- Mantén un registro actualizado de tus proveedores
- Establece Políticas y Procedimientos Claros
- Consulta continuamente el registro de tus proveedores ante el SAT
- Válida los CFDI emitidos por tus Proveedores
- Establece un Proceso de Auditoría Interna
1.Mantén un registro actualizado de tus proveedores:
Realizar una validación de proveedores y llevar un registro de proveedores con los que cuentas es una tarea esencial en la gestión del Departamento de Cuentas por pagar, pues te ayudará a tener un control más certero de las operaciones que realizamos con cada uno de ellos; es común que este listado tenga datos importantes como nombre, RFC, frecuencia de compra, etc.; pero además contar con este documento te ayudará a saber a quién validar y con qué frecuencia debes hacerlo.
2.Establece Políticas y Procedimientos Claros:
Estas políticas deben incluir todo lo relacionado con tu relación con proveedores, como documentación requerida para validar su estatus fiscal, plazos de entrega, frecuencia de pedidos, etc.
Es crucial que tanto tú como tus proveedores estén al tanto de estas políticas para que tengan conocimiento de las acciones a tomar en caso de que cualquiera de ellas se incumpla o puedan solicitar los requerimientos necesarios.
Por este motivo, PortaldeProveedores.mx cuenta con un módulo llamado Expedientes digitales, en el cual tu Proveedor sube la documentación que tu empresa necesita y se establecen lineamientos de actualización, además, podrás acceder a ella en el momento que necesites sin necesidad de buscar entre archivos y correos que son fácilmente olvidados.
3.Consulta continuamente el registro de tus proveedores ante el SAT:
Establecer periodos específicos para la validación de proveedores es una tarea que no puedes dejar pasar; la forma más común de hacerlo es mediante la validación a través de la página del sat , pero, pero esta tarea toma mucho tiempo y te desenfoca de otros proyectos; además de que no podrás saber si un proveedor se encuentra en la lista de EFOS hasta que realices la validación y esto podría tomar semanas, incluso meses.
Sin embargo, Portal de Proveedores te provee un módulo de validación de proveedores automática, solo necesitas subir el listado de tus proveedores y el sistema se encarga de monitorearlos y validarlos cada que el SAT publique una nueva lista, ahorrando tiempo en esta tarea, pues te mandará un aviso si detecta alguna anomalía con un proveedor.
4.Válida los CFDI emitidos por tus Proveedores:
Además de la validación de proveedores ante las listas negras del SAT, es importante que la factura electrónica que te emitan al prestarte un servicio esté construida bajo los lineamientos del SAT.
Portal de Proveedores verifica la validez ante el SAT de todos los CFDI emitidos por tus proveedores una vez que te entregan la factura a través de la plataforma, detectando si existen duplicidades o alteraciones; además, podrás establecer requisitos en la construcción de la factura propios de tu empresa, como motivo de pago, método de pago, clave de producto específicos, etc.
5.Establece un Proceso de Auditoría Interna:
Si no cuentas con una solución tecnológica en la gestión de proveedores como Portal de Proveedores x la cual te ayuda a evitar riesgos fiscales con la validación de proveedores como de las facturas; es indispensable establecer auditorías periódicas de tus proveedores para revisar que están cumpliendo con sus obligaciones fiscales. En estas auditorías regularmente se incluyen revisión de documentos fiscales, estados financieros, etc.
La validación de proveedores adecuada te llevará a una mejor relación con estos, y la plataforma Portal de Proveedores se encarga de asegurar que no incumplas con ninguna regla fiscal, ahorrando tiempo y dinero, permitiendo que te enfoques en tareas más estratégicas de tu departamento de Cuentas por Pagar.
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