Antes de pagar las facturas de proveedores por la adquisición de un producto o servicio es necesario revisar y validar aspectos clave para evitar problemas futuros, además tener el detalle del contenido de la factura te ayudará a capturar y llevar un registro contable de las mismas.
¿Por qué verificar las facturas de proveedores?
Aunque la confianza en tu proveedor es muy importante para fomentar una relación comercial, hay factores que no debes dejar pasar, pues recibir facturas de proveedores EFOS puede traer graves consecuencias fiscales para tu empresa, además comprobar el contenido de facturas de proveedores te ayuda a prevenir errores en los conceptos, claves, etc; detectar fraudes.
A continuación te presentamos los principales fatos que revisar en las facturas de tus proveedores antes de autorizarlas paga pago
Datos en facturas de proveedores que debo revisar
1. Datos del emisor y receptor:
Estos son los datos básicos de tu empresa y la del proveedor, tienes que validar que estén correctos y sobre todo bien escritos para evitar problemas futuros, estos datos deben coincidir con las Cédulas de Identificación fiscal respectivas:
- Nombre o razón Social
- RFC
2. Número de factura
Validar que la factura tenga una secuencia y no haya duplicidad en los registros es importante, ya que cada factura tiene un número único y debe haber duplicidades del mismo.
3. Fecha de emisión y vencimiento
Asegúrate de que la fecha de emisión sea correcta y corresponda al periodo en que se realizó la entrega del producto o servicio
Revisar la fecha de vencimiento es crucial; asegúrate de que esta coincide con los términos acordados y evitar cargos por demoras.
4. Coincidencia con la orden de Compra
La factura debe coincidir con lo acordado previamente con la Orden de Compra en cuánto a la cantidad de productos o servicios acordados, así como los montos especificados en la misma.
4. 1 Descripción de bienes o servicios
Cada producto o servicio entregado debe tener una descripción clara y detallada del mismo, como unidades, precios, descuentos (en caso de aplicar etc), de igual manera cada producto o servicio debe coincidir con la clave sat que corresponde o la que tu empresa necesite para su correcta gestión.
4.2 Importes correctos
El subtotal de la factura de tu proveedor tiene que coincidir con el total de la Orden de Compra, y deberás validar que los impuestos (IVA, ISR, etc) esten aplicados correctamente y desglosados según las normativas fiscales vigentes.
5. Método de pago y forma de pago
Es muy importante que valides que la factura indica el método de pago acordado PUE o PPD y la forma de pago (transferencia bancaria, cheque, tarjeta de crédito, etc.). Pues recuerda que según sea el método de pago requiere tratamientos distintos
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6. Certificado y firma digital
Este paso es muy importante, pues deberás asegurarte que las facturas de proveedores estén correctamente timbradas ante el SAT, es decir, que se haya reportado ante esta institución la transacción de bienes y/o servicios; y no hayan sido canceladas, además es imprescindible que confirmes la firma digital, pues esta garantiza la autenticidad e integridad de la factura.
7. Términos y condiciones:
Revisa los términos y condiciones de pagos, incluyendo plazos, descuentos, etc y todos los acuerdos a los que hayas llegado con tu proveedor al adquirir sus productos o servicios, además válida que las políticas de devoluciones o garantías se hayan establecido según lo acordado.
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¿Cómo ahorrar tiempo en la revisión facturas de proveedores?
Por fortuna existe una herramienta especializada en el tratamiento de facturas de proveedores que es Portal de Proveedores, esta herramienta 100% alineada a las normativas fiscales mexicanas te ayuda a validar que las facturas de tus proveedores cumplan con todos los requisitos establecidos por el SAT, así como con tus políticas internas; ayudándote a identificar de forma automática cuando una factura, no es válida, no cumple con algún requisito o fue cancelada, evitando que hagas pagos anticipados si la factura no es valida.
Beneficios de validar facturas de proveedores con Portal de Proveedores :
- Cumplimiento fiscal al 100%; nuestro software te garantiza la validación integral de cada factura enviada por tu proveedor.
- Reduce procesos manuales, ya no tendrás que validar cada factura ante el SAT, pues Portal de Proveedores lo hace por ti de forma automática.
- Previene errores o fraudes; nuestra herramienta asegura que se procesen únicamente las facturas legítimas, evitando que aceptes facturas que fueron canceladas o emitidas por proveedores EFOS, protegiendo la legitimidad de tu empresa.
- Evita perdida de facturas; olvídate de recibir las facturas de proveedores mediante correo electrónico u otros medios, Portal de Proveedores será el único punto de entrada para la recepción de facturas, por lo que podrás tener el control total y administración de las mismas.
- Mayor control en los pagos; nuestra herramienta permite procesar las facturas previamente validadas para pago, evitando que emitas pagos incorrectos por mercancía no entrada o duplicidad en los mismos, llevando así un mejor control de tus Cuentas por Pagar
