Todas las empresas en México que reciben Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) deben validar de manera obligatoria las facturas emitidas por sus proveedores. Sin embargo, es frecuente que tus proveedores cometan errores al emitir facturas, lo cual puede ocasionar complicaciones en tu contabilidad y deducción de gastos.
Errores en facturas que emiten tus proveedores:
Estos son los errores más frecuentes cometidos al momento de la emisión y recepción de un CFDI
- No revisar los datos del emisor y/o receptor
- No incluir todos los elementos requeridos
- Usar un uso de CFDI genérico o inadecuado
- Errores en el cálculo de impuestos
- Confundir los métodos de pago con las formas de pago
- Confundir las facturas de anticipo con las facturas en parcialidades
- No verificar la autenticidad de los CFDI
- No emitir CFDI de pago en tiempo y forma
- No resguardar los CFDI correctamente
A continuación, desglosaremos estos errores en facturas para que puedas entenderlos mejor y sabrás como evitarlos.
1. No revisar los datos del emisor y/o receptor
Si una factura tiene datos incorrectos del emisor o receptor, es importante tomar medidas para corregir la situación, ya que esto puede tener consecuencias tanto para el emisor como para el receptor, así como para su cumplimiento fiscal.
2. No incluir todos los elementos requeridos:
Debes incluir todos los elementos obligatorios en la factura, como la clave del producto o servicio, unidad de medida, cantidad, precio unitario, etc.
3. Usar un uso de CFDI genérico o inadecuado:
A veces, se elige un uso de CFDI genérico o inapropiado para simplificar el proceso de facturación, lo que puede resultar en información incorrecta o insuficiente en la factura, lo cual puede generar problemas en la deducibilidad del gasto.
4. Errores en el cálculo de impuestos:
Calcula los impuestos de forma precisa y asegúrate de que coincidan con los montos especificados en la factura.
5.Confundir los métodos de pago con las formas de pago:
Los métodos de pago se refieren a cómo se realiza la transacción (por ejemplo, tarjeta de crédito, efectivo), mientras que las formas de pago se refieren a cuándo se realiza el pago (por ejemplo, pago en una sola exhibición, en parcialidades). Es importante no confundir estos dos conceptos para evitar errores en facturas.
6.Confundir las facturas de anticipo con las facturas en parcialidades:
Es unos de los errores en facturas más comunes, pero que puede tener implicaciones fiscales significativas. Las facturas de anticipo se emiten cuando un cliente paga por adelantado por productos o servicios que aún no han sido entregados o realizados, mientras que las facturas en parcialidades aplican cuando una transacción se divide en varios pagos programados y se emiten facturas separadas por cada pago.
7. No verificar la autenticidad de los CFDI
Como sabes, existen proveedores EFOS que emiten facturas falsas, lo que puede resultar en problemas con el SAT y la deducción de impuestos al recibir facturas de estos proveedores. Debes revisar que el RFC de tu proveedor no aparezca en alguna de las listas negras del SAT.
8. No emitir CFDI de pago en tiempo y forma:
Es importante cumplir con los plazos establecidos por el SAT para la emisión CFDI de pago cuando corresponda. Emitir facturas fuera de plazo puede resultar en multas y sanciones.
9. No resguardar los CFDI correctamente:
El SAT requiere que las empresas conserven los archivos XML y PDF recibidos durante un período de tiempo determinado. No cumplir con esta obligación puede resultar en sanciones.
Lleva un registro organizado de todas tus facturas recibidas, así como de los comprobantes de pago. Esto facilitará la contabilidad y te ayudará a cumplir con las obligaciones fiscales.
¿Cómo evitar errores en facturas al validarlas?
Para evitar estos errores facturas o CFDI es recomendable contar con un portal de recepción y validación de facturas confiable y automatizado. En este contexto, Portal de Proveedores se convierte en una herramienta esencial. No solo te permite gestionar y evitar errores en facturas de tus proveedores, asegurando su validez desde una perspectiva fiscal y de conformidad con los requisitos solicitados, sino que también contribuye a mantener la contabilidad de las facturas. Asegurando que los usos de CFDI, formas y métodos de pago estén correctos.
Esta plataforma, además, facilita la creación de expedientes digitales, la validación de proveedores ante el SAT, la programación de pagos, y muchas otras funciones que en conjunto fortalecen tu relación con tus proveedores. ¡Solicita más información con un especialista!
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