Una Orden de Compra es fundamental para la solicitud de mercancías a tus proveedores y por ende un componente esencial para el óptimo funcionamiento de tu empresa.
En este artículo te proporcionaremos un ejemplo de una orden de compra detallada y consejos sobre cómo implementarla en tu proceso.
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de Compra es un documento que especifica los productos o servicios que tu empresa desea adquirir; en ella se especifican las cantidades, precios y términos y condiciones; este documento podría interpretarse como un contrato legal entre comprador y proveedor, pues su finalidad es garantizar que ambas partes están de acuerdo en los términos que en ella se establecen.
Así mismo las órdenes de compra mantiene la comunicación clara entre tu empresa y proveedores, evitando confusiones en el proceso de compraventa, este tipo de documentos te ayuda a mantener las operaciones de tu empresa organizadas y a tu proveedor, visualizar el pedido y comprobar si se puede o no llevar a cabo.
Componentes de una orden de compra
- Información del comprador: Incluye nombre de tu empresa, dirección y datos de contacto
- Información del proveedor: Nombre del proveedor, dirección y datos de contacto
- Número de Orden de Compra: Se trata de un número único que te ayuda a identificar la orden de compra
- Fecha de emisión y fecha de entrega
- Descripción de los productos/ servicios: En este apartado se detallan los bienes o servicios solicitados
- Cantidad: Especifica el volumen de productos que necesita
- Precio unitario: Detalla el costo por unidad de cada producto/servicio
- Total: Suma el costo total del número de productos/servicios solicitados
- Términos y condiciones: Define las condiciones bajo las que se crea la Orden de Compra; como términos de pago y condiciones de entrega
Ejemplo de una orden de compra
Consulta y descarga el ejemplo de una orden de compra AQUI
¿Cómo gestionar una orden de compra eficientemente?
1. Solicita con anticipación
Enviar tus Órdenes de compra con anticipación, es importante para que tanto tú como tus proveedores estén conscientes de los productos a entregar, así evitarás el retraso en entrega de mercancía o productos inexistentes.
2. Paga en tiempo y forma
Si bien cada proveedor establece los plazos de pago, es crucial que seas puntual al momento de emitir un pago, pues esto genera confianza en tu proveedor y mejorará la relación e incluso puede darle prioridad a tu empresa para la entrega de mercancía.
3. Establece roles claros
Establece los flujos necesarios para la aprobación de Órdenes de Compra, envío a tus proveedores y proceso de pago, esto garantizará un proceso eficiente, evitando retrasos o confusiones, pues cada involucrado sabrá cuál es su tarea y podrá cumplir con las actividades encomendadas.
4. Verifica las órdenes de Compra
Valida y verifica la relación entre facturas y órdenes de compra, para asegurar que los productos o servicios que recibiste corresponden con lo solicitado, garantizando la calidad y la integridad de la relación comercial.
5. Implementa la tecnología necesaria
La mayoría de las grandes empresas cuentan con ERP contables que les ayudan a crear órdenes de compra, y estos ofrecen numerosas ventajas; sin embargo, es necesario complementar el seguimiento de las Órdenes de Compra, es decir monitorear que la factura se entregó correctamente, y está relacionada directamente con la orden de compra además de ser válida ante el SAT, y dar seguimiento a la misma para realizar el pago correspondiente, evitando pérdida de facturas, pagos duplicados o no realizados.
Portal de Proveedores, es el software que necesitas para dar seguimiento puntual a tus Órdenes de Compra, además de gestionar de manera eficiente y ágil a todos tus proveedores
