Para algunas empresas el pago a proveedores se vuelve una tarea complicada, más cuando de trata de un número considerable de proveedores o de facturas pendientes por pagar y está al ser una tarea imprescindible, y quizá la más importante se vuelve en un punto clave en la administración, cómo sabemos que este proceso implica una gran carga administrativa en las labores de Cuentas por Pagar, te damos algunos consejos para pagar puntualmente a proveedores; de esta forma no solo evitarás pagos retrasados, si no también pagos duplicados o perdida de facturas, lo que complican la entrada de mercancía y la gestión de proveedores.

Consejos para el pago a proveedores

1. Mantén un inventario

Un inventario, además de tener una relación detallada de todos los bienes, insumos, etc de tu empresa, te hace saber cuando es necesario realizar la compra de productos,  también te dejará analizar y decidir cuando podrías realizar pedidos a tus proveedores  asegurándote de no realizar pedidos en la misma fecha para que los pagos no acumulen en el mismo tiempo. 

2. Realiza Ordenes de Compra

Las ordenes de Compra son una herramienta que te llevará a mejorar el control de pedidos que se realizan y por ende tendrás mayor control en el pago a proveedores, pues la estructura de una orden de compra brinda las facilidades y contenido necesario de un pedido, incluyendo términos y condiciones para pago.

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3. Lleva un control de facturas electrónicas

Esta es una de las tareas más importantes de la gestión de proveedores, pues llevar un control de tus CFDI te permitirá conocer las fechas límite de pago a tus proveedores, evitando dificultad en el proceso de pago, intereses por pago a destiempo y mala reputación con tus proveedores. 

Descarga aquí la plantilla para gestionar proveedores 

4. Valida las facturas antes de pagarlas

La confianza es un punto clave en la comunicación y relación con tus proveedores, sin embargo, nunca está de más revisar posibles errores y sobre todo verificar que la factura que se te está enviando sea realmente válida ante el SAT. Esto te ayudará al momento de presentar tu declaración fiscal y asegurarte que los gastos estén bien fundamentados. 

No validar la información puede retrasar los procesos de pago e incrementar el trabajo administrativo. 

5. Mejora la comunicación 

Al entablar una relación con un proveedor es indispensable crear un ambiente sólido y claro; y es importante comunicarse con ellos no solo cuando se comienza la relación, también cuando se presenta un problema, debes ser honesto y claro cuando se pueda presentar un problema con el pago, para negociar un plazo de pago a proveedores que se ajuste a tus tiempos y necesidades con el objetivo que tu gestión sea efectiva.

Mantenerlos al tanto del estado de sus facturas y pagos, te ayudará a disminuir considerablemente las llamadas de aclaración.

¿Se puede automatizar la gestión y pago a proveedores con herramientas tecnológicas?

Realizar la gestión y pago a proveedores de forma manual, hace que los procesos estén sujetos a muchos errores, ya que puede haber información faltante o desactualizada, así como documentación perdida que puede ocasionar confusión de documentación o de pagos.  

Herramientas digitales como Portal de Proveedores te pueden ayudar a gestionar de forma eficaz, recibir sus facturas y someterlas a flujos de autorización para que el pago a proveedores se de en tiempo y forma, además de revisar la validez de las facturas y su contenido ante el SAT, de esta forma podrás agilizar la contabilidad y el control interno de facturas, pagos y proveedores lo realizarás desde una sola plataforma que te brinda las herramientas necesarias para mejorar la gestión de proveedores.