Todas las empresas en México que reciben Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) deben validar de manera obligatoria las facturas emitidas por sus proveedores. Sin embargo, es frecuente que tus proveedores cometan errores al emitir facturas, lo cual puede ocasionar complicaciones en tu contabilidad y deducción de gastos.
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La recepción de facturas de proveedores es un proceso que puede consumir mucho tiempo y recursos en el departamento de Cuentas por Pagar de una empresa, gracias a la tecnología se pueden optimizar estos procesos, haciendo esta gestión algo mucho más rápido y simple, a pesar de que la gestión manual es la técnica más usual en la recepción de facturas, cuanto más grande sea tu empresa, el volumen de facturas que se deben organizar es mayor, lo que implica un gasto de recursos mayor, por lo tanto, la gestión manual puede afectar el ritmo y funcionamiento de tu empresa, retrasando los procesos y por ende reducir la eficacia.
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Una tarea imprescindible de Cuentas por Pagar es la validación de proveedores, sobre todo debes asegurarte de que no estén en las listas negras del SAT, pues es una tarea que garantiza el cumplimiento de obligaciones fiscales, pero además te brinda confianza y sobre todo la seguridad de que estás trabajando con un proveedor confiable y no corres el riesgo de incumplir con las leyes fiscales y ser acreedor a sanciones.
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En este artículo te decimos qué documentos se le deben pedir a un proveedor para evitar riesgos al contratarlo, pues comenzar a trabajar con un nuevo proveedor para tu empresa implica que realices una evaluación exhaustiva, así como historial comercial para que ambos garanticen una relación comercial exitosa y segura.
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Uno de los puntos clave para mantener la calidad y eficiencia de tus operaciones en tu departamento de Cuentas por Pagar es hacer una evaluación de proveedores constante, pues además te ayudará a mantener relaciones sólidas y duraderas, lo que a la larga reduce costos por lo cual te damos algunos consejos para ayudarte a facilitar esta tarea.
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En este blog te platicamos sobre 7 KPI´s Cuentas por Pagar que son imprescindibles en este departamento y así podrás mejorar tus procesos, pues probablemente actualmente solo mides los pagos pendientes y realizados, sin embargo, existen otros indicadores que debes tomar en cuenta que representaran ventajas competitivas muy importantes para la empresa, que te ayudaran a optimizar el tiempo de gestión de los documentos, conseguir visibilidad de todo el proceso y mejorar la relación con proveedores.
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Los responsables de cuentas por pagar trabajan a diario con gran cantidad de documentos y archivos que pueden acumularse rápidamente y hacer que se capturen datos de manera incorrecta e ineficiente, retrasando procesos habituales que pueden costar mucho dinero y tiempo, es por eso que ahora lo más conveniente es automatizar el proceso de control de proveedores y aquí te compartimos las ventajas de hacerlo.
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En este blog te explicamos que es, características y funciones de un buen portal de proveedores para añadir valor a tu empresa; sobre todo si tu organización preocupa por elegir la mejor opción para llevar a cabo sus operaciones.
Debes saber que llevar una buena relación con tus proveedores es esencial, para esto, es indispensable contar con un software o portal que nos ayude a llevar la gestión de la información que nos comparten y les compartimos, así puedes evitar re trabajo, falta de datos, llamadas de aclaración, pérdida de dinero y obtener los mejores resultados.
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Para dar de alta a un nuevo proveedor de manera correcta, es común solicitar formatos y documentación que acrediten ser una empresa bien constituida y en orden. Y aunque parece tarea fácil, a veces, la gestión de expedientes de proveedores tiene complicaciones; como que los documentos no puedan ser enviados fácilmente, dificultad para identificar documentación faltante y algunos documentos deben ser actualizados con cierta regularidad.
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Parte de la correcta gestión de proveedores implica tener un constante monitoreo de la situación fiscal de los mismos. Debido a que no sabes con seguridad en qué momento podría alguno de ellos ingresar al listado de EFOS (Empresas que Facturan Operaciones Simuladas) del SAT, por lo que es aconsejable que lo hagas de manera periódica y sistematizada. Debes estar consciente que al trabajar con EFOS te arriesga a cargos penales por defraudación fiscal, multas, recargos y actualizaciones.
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