Komatsu
"Queríamos automatizar, hacíamos todo manual, factura por factura"
- Sector: Maquinaria, Minería
- Ubicación: Guadalajara, Jalisco México.
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Funcionalidades Clave:
Buzón inteligente
Validación de CFDI
Flujos de Autorización
El personal de servicio de KOMATSU necesita viajar por todo el país para dar servicio y mantenimiento a la maquinaria que comercializan. Por lo que el volumen de viajes de negocio es considerable.
KOMATSU buscaba automatizar la captura de las facturas y su validación. Asegurar que cada factura cumplía con los requisitos solicitados por el SAT para que fuera valida y deducible.
Diana Pastén, Contador Sr de KOMATSU MINING, nos cuenta como Gastos de Viaje le ayudó a ella y su equipo a ahorrar horas de trabajo y a garantizar la deducibilidad de las facturas reportadas en cada informe de viáticos.
Funcionalidades Favoritas de KOMATSU
Buzón Inteligente
Extrae la información directamente del XML para que no tengas que capturar nada manualmente.
Validación de CFDI
Valida todos los CFDI ante el SAT. Incluyendo anexo 20, EFOS, errores, alteraciones y duplicidad.
Flujo de Autorización
Define las personas facultadas para revisar, aprobar o rechazar los reembolsos y anticipos solicitados por tus colaboradores.
Antes de Gastos de Viaje
RIESGO DE ERRORES U OMISIONES
"Lo hacíamos todo manual, factura por factura"
El proceso de gestión de viáticos se hacía completamente manual, se capturaba factura por factura en un Excel, para validar que cada CFDI fuera valido o que no estuviera cancelado, que estuviera correcto el RFC y todos los datos requeridos de la factura.
Un reporte podía tener de 40 a 60 facturas y tomaba entre 3 y 4 horas procesar un solo reporte de viaje.
Ahora con Gastos de Viaje
MENOS TIEMPO Y MENOS ERRORES
"Ahora, es más fácil porque Gastos de Viaje lo hace automáticamente"
El sistema extrae la información de cada factura reportada, disminuyendo la captura manual de los datos, valida la duplicidad, que no sea un CFDI apócrifo y les brinda sugerencias de deducibilidad.
Ahora, las autorizaciones son más sencillas y claras, pueden acceder a la información para saber quién autorizó y cuándo autorizó.
Antes tardaban de 3 a 4 días en procesar todos los viáticos del mes. Con la implementación de Gastos de Viaje su proceso, se redujo a 1 a 2 días.
MENOS TIEMPO Y MENOS ERRORES
