El control de gastos es esencial para garantizar la salud financiera de cualquier organización; para lograrlo se elaboran reportes financieros los cuales incluyen información precisa y actualizada que permite la toma de decisiones, ademas de visualizar el desempeño de tu empresa, en este artículo te presentamos 5 reportes financieros que no pueden faltar en tu organización para mejorar el control de gastos.

La ASEM Asociación de Emprendedores de México realiza un estudio de Gestión Financiera dónde participaron 513 fundadores socios, directivos y líderes de áreas financieras/administrativas de MIPYMES y grandes empresas de los 32 estados de la República y establece que las empresas que planifican sus finanzas lo hacen mediante tres proyecciones y dos indicadores “En las proyecciones destacan: costos y gastos (78%), facturación e ingresos (74%) y flujo de efectivo (49%); mientras que los indicadores más analizados son:  liquidez (68%) y margen de utilidad (58%)”

Las proyecciones financieras se basan en los datos de los reportes financieros, ya que se analiza lo ocurrido para poder estimar lo que podría suceder, ambas ayudar a la planeación estratégica y toma de decisiones empresariales, por ello es importante definir que reportes financieros son de mayor utilidad para las proyecciones financieras de tu empresa.

5 reportes financieros mejorar el control de gastos empresariales 

1. Estado de resultados: 

Este reporte muestra ingresos y gastos de tu empresa durante un periodo determinado, ayudándote a evaluar la rentabilidad; también permite a los directivos tomar decisiones basados en los resultados para determinar si los gastos están afectando las ganancias  y así  fijar el rumbo, optimizando costos sin afecta la operación y trabajar  hacia un mejor estado financiero de la empresa. 

Qué información incluye un Estado de Resultados 

• Ingresos por ventas o servicios.
• Costos de producción o adquisición.
• Gastos operativos y administrativos.
• Impuestos y otros egresos.
• Resultado neto (utilidad o pérdida).

2. Balance General 

El Balance General muestra la situación financiera de la empresa en un momento específico. Este reporte permite evaluar la liquidez, solvencia y estabilidad financiera de la empresa para evaluar si la empresa tiene suficientes activos para cumplir con sus obligaciones a corto o mediano plazo y si su estructura financiera es saludable o no. 

Qué información incluye el Balance General 

• Activos: dinero en caja, cuentas por cobrar, inventarios, propiedades; es decir, los bienes y recursos controlado por la empresa. 
• Pasivos: deudas con proveedores, préstamos bancarios, impuestos pendientes: es decir las obligaciones de la empresa. 
• Patrimonio: capital de los socios, utilidades retenidas, reservas; representa la diferencia entre los activos y pasivos. 

3. Flujo de efectivo : 

Este reporte muestra los movimientos de dinero de una empresa, tiene como objetivo presentar, analizar la capacidad de la empresa para generar efectivo; es decir, para mantenerse en operación sin depender de financiamiento externo. 

Qué información incluye un Reporte de Flujo de Efectivo.

• Entradas de efectivo: Muestra el dinero que ha generado la empresa por sus actividades principales; ya sea por ventas, financiamiento o inversiones 
• Actividades financieras: Muestra los movimientos derivados del financiamiento como el pago de deudas, acciones, etc. 
• Actividades de inversión: Se obtiene del efectivo neto generado por las actividades relacionadas con inversiones, por ejemplo; compra o venta de activos a largo plazo como maquinaria, inmuebles, inversiones financieras, etc. 

4. Reporte de Gastos por Categoría

Este informe desglosa los gastos en diferentes categorías para identificar en qué se está destinando el dinero. Permite controlar el presupuesto y  detectar gastos excesivos o innecesarios y establecer estrategias para reducir costos sin comprometer la eficiencia del negocio; además se evalúan las tendencias para la toma de decisiones. 

Qué información incluye el Reporte de Gastos por Categoría 

• Gastos de operación (renta, servicios, sueldos, etc.).
• Gastos administrativos (papelería, software, consultorías, etc.).
• Gastos de marketing y publicidad.
• Viáticos y gastos de representación.

5. Reporte de Cuentas por Pagar

Este reporte detalla todas las obligaciones financieras de la empresa, como pagos pendientes a proveedores, préstamos y otros compromisos. Ayuda a evitar retrasos en pagos, optimizar la gestión de deudas y evitar penalizaciones por intereses o incumplimientos.

Qué información incluye el Reporte de Cuentas por Pagar 

• Lista de proveedores con montos adeudados.
• Fechas de vencimiento de pagos.
• Condiciones de pago acordadas.

Diferencias entre 5 reportes financieros

	Estado de Resultados	Balance General	Flujo de efectivo	Gastos por Categoría	Cuentas por Pagar
Objetivo	Muestra ingresos, costos y utilidad en un perior	Refleja la situación financiera	Muestra el movimiento de efectivo	Clasifica y analiza gastos por categoría	Muestra una lista de deudas a proveedores
Pregunta que responde	¿La empresa es rentable?	¿Cuál es la situación financiera de la empresa?	¿Cómo se genera y usa el efectivo?	¿En qué se está gastando el dinero?	¿Cuánto y a quién se le debe dinero?
Periodo	Trimestral, semestral o anual	(Corte contable)	Mensual, trimestral o anual	Mensual o según la necesidad	Semanal o mensual
Información necesaria	Ingresos Costos Utilidad bruta Gastos operativos Utilidad neta	Activos Pasivos	Actividades de operación Actividades de Inversión Actividades de financiamiento	*Categorías de gasto:	Pagos Fecha de vencimiento Condiciones de pago

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Control de Gastos es una aplicación de la suite de soluciones de Focaltec Workspace que te ayuda a optimizar la generación de reportes financieros y proporcionar información en tiempo real, mejorando la administración de tu empresa.  

1. Control y seguimiento: 

Obtén datos preciosos y en tiempo real de los gastos, te da visibilidad de los gastos por  colaborador, departamento y/o centro de costos.

2. Procesos automatizados: 

Minimizar errores humanos en la captura, procesamiento y validación de datos.

3. Cumplimiento riguroso de políticas y aprobaciones

Control de gastos automático para verificar sin excepciones el cumplimiento de las políticas establecidas, antes de aprobar los gastos.

4. Cumplimiento fiscal

Identifica gastos deducibles y valida todos los CFDI de tus colaboradores. 

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