La gestión viajes corporativos es una tarea esencial que ayuda a reducir costos, mejorar la satisfacción de los colaboradores y sobre todo ayuda a garantizar el cumplimiento de políticas internas y fiscales, por ello te presentamos

5 buenas prácticas para optimizar la gestión de viajes corporativos:

1.-Definir una Política de Viajes Clara y Detallada:

• Definir Directrices Claras: Establece una política de viajes corporativos que detalle qué gastos son reembolsables, límites de gastos, procesos de aprobación y procedimientos para presentar informes de gastos.
• Comunicación Eficaz: Asegúrate de que todos los empleados estén familiarizados con la política de viajes y comprendan las expectativas y requisitos.

Si aún no defines una política de viajes empresariales te puede interesar ver nuestro webinar gratuito acerca de Cómo diseñar una política de control de gastos de viaje, ya que necesitas una base sólida para comenzar con la gestión de viajes corporativos eficaz.

2.- Llevar el Control y Seguimiento de Gastos en Tiempo Real:

• Monitoreo Continuo: Utiliza herramientas que permitan el seguimiento en tiempo real de los gastos de viaje, facilitando el control y la detección de posibles excesos o irregularidades.
• Revisión Periódica de Gastos: Realiza revisiones periódicas de los gastos de viaje para identificar patrones, áreas de mejora y oportunidades de ahorro.
• Alertas y Notificaciones: Configura alertas y notificaciones para gastos fuera de la política o cuando se alcanzan ciertos límites, lo que ayuda a mantener el control financiero.

3.-  Establecer un Proceso de Aprobación Rápido y Transparente:

• Flujo de Aprobación Eficiente: Diseña un proceso de aprobación de gastos que sea rápido y transparente, asegurando que los empleados no experimentan demoras innecesarias en el reembolso de sus gastos.
• Responsabilidades Claras: Asigna responsabilidades claras para la aprobación de gastos, asegurando que los supervisores y gerentes estén al tanto de sus roles en el proceso.

4.-  Identificar gastos deducibles y no deducibles

• Deducción de gastos: Todos los gastos deben estar respaldados por comprobantes fiscales válidos, como facturas y recibos y cumplir con las categorías y montos establecidos por la ley de ISR vigente. ( Ver art

5.- Usar un Software Tecnológico de Gestión

• Implementación de Software de Gestión de Gastos: Utiliza un software especializado para gestionar los gastos de viaje, lo que permite un seguimiento automatizado, una captura precisa de recibos y una fácil presentación de informes.
• Integración con Sistemas Financieros: Integra el software de gestión de gastos con otros sistemas financieros de la empresa para mejorar la precisión y la eficiencia en la contabilidad.

¿Cómo mejorar la gestión de viajes corporativos?

Cómo habrás notado a lo largo de este artículo la gestión de viajes corporativos es fundamental para controlar costos, asegurar la deducción de viáticos y garantizar una experiencia positiva para todos los colaboradores; la implementación de una política clara y el uso de herramientas digitales como Gastos de Viaje, te ayudarán a promover el cumplimiento de tus políticas y asegurar la deducción de viáticos, garantizando una experiencia óptima tanto para colaboradores como para los gestores, te invitamos a conocer más sobre nuestra herramienta intuitiva y 100% apegada a los lineamientos fiscales mexicanos.