La recepción de facturas de proveedores es un proceso que puede consumir mucho tiempo y recursos en el departamento de Cuentas por Pagar de una empresa, gracias a la tecnología se pueden optimizar estos procesos, haciendo esta gestión algo mucho más rápido y simple, a pesar de que la gestión manual es la técnica más usual en la recepción de facturas, cuanto más grande sea tu empresa, el volumen de facturas que se deben organizar es mayor, lo que implica un gasto de recursos mayor, por lo tanto, la gestión manual puede afectar el ritmo y funcionamiento de tu empresa, retrasando los procesos y por ende reducir la eficacia.
¿Cómo saber si necesito automatizar la recepción de facturas de proveedores?
- Tienes 10 o más proveedores
- Recibes más de 100 facturas mensuales de proveedores
- Tu empresa está creciendo y cada vez se te complica más validar las facturas de forma individual
- Has perdido una o más facturas de tus proveedores
- Se han retrasado uno o más pago a tus proveedores porque se te ha dificultado identificar sus facturas
Beneficios de optimizar y automatizar la recepción de facturas de proveedores
- Mantienes la información de tus proveedores actualizada y al instante
- Encuentras los documentos, facturas y detalles de tus proveedores en instantes evitando la perdida de información.
- Mantienes la información encriptada y bajo seguridad
- Diminuyes los errores humanos, como las duplicidades, falta de pago, etc. aumentando la eficiencia de tu departamento
- Agilizas el trabajo del departamento de Cuentas por pagar, facilitando las tareas administrativas y reduciendo el tiempo dedicado a esta tarea
Ahora bien, si consideras que tu empresa tiene la necesidad de digitalizar sus procesos de recepción, validación y gestión de proveedores, este proceso te ayudará a tener una visión más clara para optimizar tus facturas.
Proceso para digitalizar la recepción, validación y gestión de facturas de proveedores
1. Identifica el problema
Con los beneficios y problemáticas antes mencionadas podrás tomar una decisión, pues evaluar si alguno de estos escenarios o necesidades ocurren en tu empresa, te llevarán decidir si tu empresa está preparada y/o necesita un portal para la recepción de tus facturas electrónicas.
Como consejo, si te enfrentas dos o más problemáticas de las antes mencionadas, debes considerar y comenzar a buscar una alternativa que te permita agilizar tus procesos y mejorar tus resultados.
2. Encuentra la solución
Ahora bien, ya que identificaste el problema y la necesidad de optimizar y automatizar la recepción de facturas, realiza una búsqueda para elegir la mejor solución, te presentamos:
Beneficios de optimizar la recepción de facturas de proveedores con Portal de Proveedores:
1. Reglas personalizadas de recepción:
Establece los requisitos mínimos que deben enviar tus proveedores para sustentar tu factura
2. Flujos de aprobación:
Configura flujos de aprobación automáticos para acortar tiempos, estableciendo un orden especifico para la revisión, aprobación de facturas entre departamentos y proveedores.
3. Monitoreo de proveedores en listas del SAT:
Toda tu lista de proveedores en continuo monitoreo contra listas de EFOS y No localizados del SAT
4. Recepción centralizada:
Recibe todas las facturas de tus proveedores en un único punto de entrada, facilitando su localización.
5. Estados de facturas:
Obtén visibilidad total del status de tus facturas: autorizadas, no autorizadas, pagadas y pendientes de pago
6. Validación automatizada:
Válida todas las facturas recibidas: detecta duplicidad, alteraciones, errores de RFC, requisitos anexos 20, EFOS, etc.
7. Expedientes digitales:
Facilita la recepción, organización y resguardo de los documentos de tus proveedores para crear un expediente en la nube de fácil acceso, seguro y exclusivo para tu empresa
8. Integración directa con cualquier ERP:
Contamos con conectores para los principales ERP del mercado
Si quieres conocer más sobre Portal de Proveedores, y cómo mejorar la recepción de facturas de proveedores; contáctanos para asesorarte sobre las mejores prácticas para la validación de proveedores.
