Para dar de alta a un nuevo proveedor de manera correcta, es común solicitar formatos y documentación que acrediten ser una empresa bien constituida y en orden. Y aunque parece tarea fácil, a veces, la gestión de expedientes de proveedores tiene complicaciones; como que los documentos no puedan ser enviados fácilmente, dificultad para identificar documentación faltante y algunos documentos deben ser actualizados con cierta regularidad.
En este blog te compartimos algunas buenas prácticas para simplificar el trámite de alta, te decimos qué documentos deberías solicitar, cuales debes revisar de manera regular para mantenerlos actualizados y por último, la aplicación de tecnologías de información para hacerlo más fácil.
8 Documentos básicos que debes solicitar para eficientar la gestión de expedientes de proveedores
1. Datos generales:
- Nombre o Razón Social
- Registro Federal de Contribuyentes
- Domicilio completo
- Teléfono
- Datos del representante legal
- Datos bancarios
- Datos de los diferentes contactos (facturación, cxp, etc)
2. Acta constitutiva
3. Poder del representante legal
4. Identificación oficial del representante legal
5. Cédula de identificación fiscal (RFC)
6. Carátula de estado de cuenta o carta en hoja membretada para identificación de la cuenta bancaria de pago.
7. Comprobante de domicilio
8. Constancia de Situación fiscal
Documentos que se solicitan con menos frecuencia en la gestión de expedientes de proveedores
- Alta de registro patronal.
- Opinión de cumplimiento de obligaciones fiscales.
- Reporte de buró de crédito especial para personas morales.
- Comprobante de último pago de cuotas al IMSS.
- Certificados de gestión de sistemas de calidad.
- Carta de afiliación a cámaras de comercio.
- Estados financieros de la empresa.
El problema de mandar documentación por correo electrónico
Dependiendo del número de documentos y su tamaño, enviarlos por correo electrónico puede ser todo un reto. Por poner tan solo un ejemplo, un acta constitutiva escaneada suele exceder los 10 MB que habitualmente son permitidos por los principales servicios de correo electrónico. Además utilizar plataformas públicas de compartición de archivos como WeTransfer™ tampoco es una práctica recomendable para enviar este tipo de documentos que contienen información confidencial o sensitiva.
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¿Qué pasa con la actualización de expedientes de proveedores?
Mantener actualizada y mejorar la gestión de expedientes de proveedores representa otro reto debido a que hay documentos que por su propia naturaleza tienen vigencia y algunos otros deben actualizarse por cambios que se originan desde el proveedor o por actualización de datos. Realmente es complicado llevar un control sin errores debido a que estas actualizaciones la mayoría de las veces no tienen una fecha fija y si cuentas con distintos proveedores, fácilmente se puede cometer el error de dejar pasar u olvidar algún documento obsoleto.
Estos son algunos ejemplos de información del proveedor que suele cambiar constantemente y que vale la pena tener siempre actualizada.
- Cambio de personas de contacto
- Cambio de domicilio
- Cambio de cuentas bancarias
- Cambios de representante legal
También es importante verificar que en algunos aspectos la situación de tus proveedores no haya cambiado respecto al inicio de la relación, como por ejemplo su situación fiscal o que siga siendo sujeto de crédito. Aunque estos aspectos si pueden tener fecha establecida para actualización, debes recordar en que momento solicitar que el proveedor actualice estos documentos, lo cual tampoco es tarea fácil si cuentas con distintos proveedores.
¿Cómo facilitar este proceso de la gestión de expedientes de proveedores?
Es posible simplificar el trámite de alta y gestión de expedientes, a través de la aplicación de tecnologías de información, por ejemplo ofreciendo un portal de proveedores para mejorar sustancialmente el proceso.
Nuestro módulo de Expedientes Digitales de Portal de Proveedores le permite a tus proveedores cargar, modificar o actualizar sus datos y mantener su documentación ordenada y actualizada.
Con Portal de Proveedores la gestión de Expedientes de proveedores es mucho más fácil
- Almacenar los expedientes de tus proveedores de forma segura en la nube, haciendo fácil el envío y recepción de documentos.
- Identificar y corregir los expedientes incompletos o desactualizados;
- Compartir fácilmente el expediente central con quien sea necesario.
