En este blog te explicamos que es, características y funciones de un buen portal de proveedores para añadir valor a tu empresa; sobre todo si tu organización preocupa por elegir la mejor opción para llevar a cabo sus operaciones.
Debes saber que llevar una buena relación con tus proveedores es esencial, para esto, es indispensable contar con un software o portal que nos ayude a llevar la gestión de la información que nos comparten y les compartimos, así puedes evitar re trabajo, falta de datos, llamadas de aclaración, pérdida de dinero y obtener los mejores resultados.
¿Qué es un portal de proveedores?
Una de las principales funciones de un buen portal de proveedores es agilizar la logística de la empresa y tener completa visibilidad sobre su cadena de suministro. Además de que les permite tener control sobre la documentación que reciben para estar listos en caso de que la requieran para alguna licitación y/o auditoría. Un software como estos podría ser de mucha utilidad para empresas que buscan eficientar y automatizar sus procesos de Cuentas por Pagar
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¿Qué beneficios para Cuentas por Pagar tienen las funciones de un buen portal de proveedores?
- Comunicarnos con proveedores y evitar llamadas de aclaración
- Tener visibilidad de los documentos que los proveedores nos comparten y estar seguros de que los documentos que tenemos estén completos, correctos y vigentes.
- Reducir tiempo de revisión manual
- Reducir errores por capturas manuales y por fechas olvidadas.
- Evitar pérdida de dinero gracias a los pagos a tiempo y a la visibilidad de vencimiento de pagos.
¿Cuáles son las funciones de un buen Portal de Proveedores?
1. Base de datos:
Una de las funciones de un buen portal de proveedores es facilitar la recepción, organización y resguardo de los documentos de nuestros proveedores, el contar con una base de datos completa, ayuda a agilizar el proceso para dar de alta o de baja a cualquier proveedor, además permite tener la información actualizada.
2. Autogestión:
Para mejorar las relaciones con los proveedores, estos deben tener acceso al portal y así ellos mismos puedan aumentar nuestra visibilidad, son esta información evita pagos indebidos o repetidos, revisa que tus proveedores cumplan con sus compromisos y asegúrate de pagar productos y servicios correctamente entregados y dentro del presupuesto.
3. Seguridad:
Debes considerar que la información que les compartes o te comparten los proveedores es privada y que además tiene que estar protegida para que nadie haga mal uso de ella. Una de la funciones de un buen portal de proveedores es que permite que existan niveles de acceso a esta información para evitar que esta sea extraída sin autorización o eliminada.
4. Visibilidad:
Es importante que tengas fácil acceso a la información que deseas encontrar, esto para que puedas tener un control mayor del cumplimiento de tus proveedores y viceversa, contar con un dashboard sobre el flujo de información, dinero, etc. que tienes con un proveedor ayudará a la empresa a tomar decisiones y estar preparados para cualquier imprevisto.
5. Notificaciones
En caso de que exista incumplimiento por parte de algún proveedor o este cerca una fecha de pago será muy útil que recibas una notificación o correo, así podrás hacer uso de las recompensas por pagos a tiempo y evitar malentendidos.
Esto además ayuda a disminuir las molestas llamadas para aclaración de pagos, ya que tus proveedores reciben avisos automáticos cuando sus facturas se encuentran en revisión, han sido aprobadas o rechazadas.
Como una de las funciones de un buen portal de proveedores debe contar con la posibilidad de enviar de forma masiva correos, comunicados y notificaciones.
6. Recepción y validación de facturas
Una de las funciones de un buen portal de proveedores es detectar si alguno de tus proveedores se encuentra en las listas negras del SAT, así mismo las valida para que estés seguro de que son deducibles fiscalmente y te permite estar preparado en caso de que esto pase.
7. Programa alertas de pago
Contar con esta función es muy útil, ya que gracias a ella puedes evitar penalizaciones por incumplimiento de los términos de pago, además de recibir descuentos por pronto pago.
Conoce Portal de Proveedores; la plataforma de gestión de cuentas por pagar que centraliza y automatiza procesos, evita riesgos fiscales, malentendidos con proveedores, aceptar facturas no deducibles, pagos retrasados o duplicados.
