Uno de los puntos clave para mantener la calidad y eficiencia de tus operaciones en tu departamento de Cuentas por Pagar es hacer una evaluación de proveedores constante, pues además te ayudará a mantener relaciones sólidas y duraderas, lo que a la larga reduce costos por lo cual te damos algunos consejos para ayudarte a facilitar esta tarea.
¿Cómo hacer una evaluación de proveedores?
- Define indicadores de rendimiento (KPI´S)
- Realiza evaluaciones periódicas
- Establece planes de acción
- Fomenta la colaboración y comunicación
- Cuenta con un sistema de gestión de proveedores
1. Definir indicadores de rendimiento (KPI´s)
Saber qué vas a evaluar y cómo lo harás es clave para comenzar una buena evaluación de proveedores, dentro de los KPIS comunes se encuentra, calidad de producto, plazos de entrega, plazos de pago, gasto por proveedor, etc. Pero recuerda que los KPI`s depende del objetivo de tu departamento de Cuentas por Pagar, al elegirlos recuerda que tener metas claras te ayudará a medir y comparar el rendimiento de tus proveedores.
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2. Realiza evaluaciones periódicas
Hay diversas formas de implementar una evaluación de proveedores y en conjunto te ayudarán a tomar mejores decisiones, dentro de las herramientas más usuales están las encuestas, informes de calidad, registros de entregas, etc.
La evaluación de proveedores puede ser forma o informal e incluso cara a cara, pero es importante que establezcas una periodicidad y el conjunto en herramientas clave que te permitan obtener resultados centrados en tu objetivo.
3. Establecer planes de acción
Una vez que hayas identificado áreas de oportunidad de tus proveedores, es fundamental darle a conocer los resultados de la evaluación previa, pero a su vez llegar a acuerdos para establecer planes de acción claros y realistas, es valioso que sean acuerdos mutuos, en las que se concreten acciones, plazos y responsabilidades.
4. Fomentar la colaboración y comunicación
Es importante recalcar y hacerles saber que la evaluación de proveedores no tiene como objetivo dejar de trabajar con ellos o algún tipo de sanción, al contrario, el objetivo de una evaluación es encontrar y crear juntos planes de acción que fomenten una mejor relación y comunicación.
Cómo Portal de Proveedores realiza una evaluación de tus proveedores
Portal de Proveedores por su parte, te ayuda a mantener la eficiencia en la gestión de tus proveedores, brindándote una herramienta que mantiene en constante evaluación de proveedores, principalmente en la gestión de facturas y documentación
- Validación de CFDI- El portal válida que las facturas estén correctamente elaboradas ante el SAT, en las validaciones se incluyen las actualizaciones del Anexo 20, EFOS, errores de RFC, duplicidad y alteraciones.
- Validaciones especiales:Si necesitas que un proveedor entregue la factura con ciertas especificaciones como uso de CFDI, concepto, etc y no las cumple, se rechazará con el objetivo de que la elabore de forma correcta.
- Expedientes completos: A través de la herramienta de expedientes digitales, podrás consultar todos los documentos que necesitas de un proveedor y este te notificará si es necesario que se actualice algún documento para cumplir al 100% con los requerimientos de documentación.
- Valida EFOS: Si alguno de tus proveedores entro a las listas negras del SAT el sistema te notificará de en cuanto lo detecte para evitar trabajar con estos proveedores.
Como te habrás dado cuenta, gestionar mantener una constante evasión de proveedores sobre el rendimiento su rendimiento y situación fiscal y administrativa es esencial para garantizar una relación exitosa, pues establecer KPI´s de rendimiento, recopilar datos, retroalimentación, etc., no tienen otro objetivo más que mantener una cadena de suministro eficiente y confiable y a la vez que garantizar que tus proveedores son confiables y es seguro trabajar con ellos.
