Si hablamos de un viaje de negocios en auto, hay ocasiones en las que debes llevar el vehículo de la empresa en la que trabajas o pedir viáticos y llevar auto propio.
De acuerdo a mi experiencia viajando por asuntos laborales, te puedo decir que no solo se trata de empacar y subir al auto, hay que saber qué artículos llevar en caso de cualquier incidente que ocurra durante el camino
En este post te hablaré de todo aquello que considero necesario para llevar en un viaje de negocios en auto.
Te explicaré los mejores tips y recomendaciones para solucionar cualquier imprevisto, tener un viaje cómodo y disfrutar cada minuto de esta travesía.
Artículos esenciales para llevar en un viaje de negocios en auto:
Medios de Pago
Es importante considerar que el artículo 147 de la Ley de Impuestos Sobre la Renta (LISR) señala que los pagos en efectivo mayores a $2,000 MXN no serán deducibles, por no tener forma de comprobar la procedencia de ese dinero, sin embargo, aún existen muchos lugares que solo aceptan efectivo, en especial en carretera. Por lo que si por alguna razón tuvieras que pagar comida, casetas y otros gastos debes cuidar que estos no rebasen dicha cantidad, para poder hacerlos deducibles. Así que te recomendamos contar con medios electrónicos de pago como tarjetas crédito, débito o de viáticos corporativas para pagar.
Cualquiera que sea tu forma de pago, no olvides solicitar las facturas a nombre de tu organización, cuidando registrar correctamente su RFC, Razón Social y Código Postal. Esto asegurará la correcta deducción de sus impuestos.
No olvides también llevar el control de los gastos que realices ya sea en tu computadora o en tu teléfono móvil para que tu empresa pueda cubrir o reembolsar los gastos realizados durante el viaje.
Te puede utilizar leer ¿Cuánto es el monto máximo para hacer tus viáticos empresariales deducibles?
Documentos importantes
Siempre deben llevarse los documentos personales en el auto, pero antes de un viaje siempre revisa que los tengas contigo, aquellos que pueden solicitarte en el camino son:
- Licencia de conducir
- Registro del vehículo
- Póliza de seguro
- Documentos adicionales relacionados con el vehículo
En dado caso de que el auto que usas sea rentado, asegúrate también de contar con los documentos sobre la renta.
No olvides también llevar contigo tu Identificación Oficial Vigente (INE) o pasaporte.
Dispositivos electrónicos
Principalmente debes meter en tu bolso el teléfono móvil y un cargador. Te sugiero llevar una pila portátil (recargable) y un cargador de repuesto por cualquier inconveniente que llegue a surgir.
Si trabajas en home office o necesitas estar pendiente de tus actividades laborales diarias, te recomiendo llevar tu tablet o laptop para seguir conectado ante cualquier percance que se presente en tu empleo.
Artículos de papelería
No está demás llevar en una bolsita artículos como plumas, lápices, borrador, bloc de notas, clips o algunas otras herramientas de papelería que te sean de gran utilidad durante tu viaje de negocios.
Si llevas documentación importante, te sugiero comprar un folder apto para viajes y resguardarlo en algún lugar del auto en donde no esté tan expuesto a posibles incidentes (humedad, manchas, aire,etc).
Vestimenta apropiada
Te recomiendo planear previamente las prendas que vas a utilizar durante tu viaje de negocios en auto. De esta forma, ya no será necesario llevar ropa demás y estarás ahorrando espacio en tu equipaje.
Organización y Comodidad
Procura dormir más de 7 horas un día antes de tu viaje, esto te ayudará a conseguir las energías que necesitas para manejar en distancias largas.
Trata de mantenerte hidratado, lleva contigo una botella, bote de agua, o electrolitos para viajes en los que se incluyan climas calurosos y altas temperaturas.
Te sugiero hacer mínimo 1 parada por cada 2 o 3 horas de viaje, ya sea para estirarte un momento, ir al baño, comer algo, etc.
Uso de datos móviles
Si viajas como copiloto y necesitas mantenerte conectado durante tu viaje, te sugiero revisar que tus datos móviles sean suficientes para el tipo de apps que deseas utilizar.
También tienes la opción de contratar algún paquete de internet temporal durante los días que estés de viaje.
No está demás estar en comunicación, tanto con la empresa como con los clientes ante cualquier duda o percance que llegue a surgir.
Botiquín de primeros auxilios
Otra cosa realmente esencial es llevar un kit de primeros auxilios. Te digo esto por experiencia, ya que suelo sufrir mareos en el camino y a veces en carretera es difícil encontrar una farmacia.
Prepara un kit que como mínimo contenga analgésicos para el dolor de cabeza, dolor de estómago y medicamentos contra las náuseas.
Otras cosas que también puedes agregar son vendas, banditas, gasas, alcohol, cinta, cremas o ungüentos, serán útiles en caso de que alguien se corte o sufra una caída. Considera añadir lo que consideres necesario para ti o tu familia.
Entretenimiento
Así es, un viaje de negocios en auto puede volverse aburridos en algún momento si es que no hay nada que ver en el camino y puedes llegar a sentirte atrapado dentro del automóvil durante un largo periodo antes del destino.
Piensa en lo que puede mantenerte entretenido a ti y a tus acompañantes en el viaje. Estos pueden ser audiolibros, podcast y/o una increíble lista de reproducción sin conexión para cantar a todo pulmón.
Artículos de higiene o cuidado personal
Esto no puede faltar en tu equipaje, un viaje de negocios en auto puede ser largo, incluso de días, por lo que es necesario que lleves artículos para tu cuidado personal para utilizarlos si te detienes en algún lugar a descansar.
Claramente, esta lista no es igual para todos, ya que cada uno tenemos nuestros propios artículos, por lo cual varía de persona a persona, pero esta es una lista de artículos básicos que puedes incluir y que podrías utilizar en tu viaje de negocios en auto pueden ser:
- Cepillo de dientes
- Pasta dental
- Toallitas húmedas
- Desinfectante
- Champú
- Cremas
- Bálsamo labial
- Protector solar
- Repelente de insectos
- Papel higiénico
Seguridad para automóvil
Antes de comenzar el viaje es esencial revisar en qué condiciones se encuentra la llanta de repuesto, especialmente si se viajarán largas distancias o terrenos difíciles. Así se evitará cualquier contratiempo en el camino.
También te recomiendo tener otros elementos a la mano en caso de enfrentar problemas con viaje de negocios en auto, estos pueden ser:
- Cables pasa corriente para reiniciar la batería
- Linternas o una lámpara de mano
- Gato hidráulico
- Triángulo de emergencia
- Llave de cruz
Aperitivos para el viaje
A todos nos da hambre en un viaje o al menos tenemos pequeños antojos, por lo que es ideal llevar aperitivos para saciar tus antojos antes de llegar al final del camino.
Por ejemplo, si vas manejando solo por varias horas, durante tu viaje de negocios en auto lo ideal es masticar constantemente algún chicle o dulce que te ayude a mantenerte despierto.
Si llevas algo que pueda dañarse o descomponerse, te recomiendo una pequeña nevera donde guardes y conserves tus alimentos durante todo el recorrido.
Bolsa o bote para basura
Esto es algo que los viajeros olvidan frecuentemente. En un viaje siempre se produce basura, por eso hay que llevar una bolsa pequeña de papel o plástico, para recolectar basura y mantener tu carro y carreteras limpias.
Consejos para tu viaje de negocios en auto
- Si tu viaje de negocios en auto pertenece a la empresa, asegúrate de hacer un chequeo con el mecánico antes del viaje, para que esté en condiciones aptas para el recorrido.
- Tomate tu tiempo en el viaje, conduce con calma y sin prisa, ve haciendo pequeñas paradas donde lo desees o incluso improvisa.
- Si tu auto es rentado, elige el adecuado para el tipo de viaje o recorrido que harás, ya sea un viaje corto o largo, siempre asegúrate de seleccionar el ideal.
- Los destinos populares siempre tienen mucha afluencia y los hospedajes se terminan pronto, por eso te recomiendo que reserves con tiempo para no quedarte sin lugar donde pasar la noche y no termines durmiendo en tu auto como alguna vez nos ocurrió.
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