Empresas transnacionales con sede en México, como KOMATSU, encontraron a tiempo las tareas de la gestión de gastos que se pueden automatizar; ya que anteriormente capturaba los datos de las facturas de forma manual y en Excel, para después validar estos y asegurar que las facturas no estuvieran canceladas o con errores; este proceso podía tomar entre 3 y 4 horas en un solo reporte de viaje, pues eran entre 30 y 40 facturas. 

Hoy día esta compañía japonesa, logro automatizar la validación de CFDI ante el SAT, porque GastosdeViaje.mx extrae la información de cada factura que reportan los colaboradores, evitando la captura manual, duplicidad de facturas o datos incorrectos, y tienen acceso a información extra como quien y cuando se autorizó el gasto.  

Las grandes empresas comprobaron la tareas de la gestión de gastos que se pueden automatizar

1.Validación de facturas electrónicas: 

Una vez que el colaborador sube el XML del gasto realizado el sistema extrae la información del mismo; además de validarlo los datos ante el SAT y asegurarse que la factura cumple con los requisitos establecidos ante el SAT, como extra este software identifica si esta factura fue cancelada, o está duplicada, ahorrando tiempo en la validación de los CFDI ante el SAT 

2. Aprobación de gastos: 

Comúnmente la aprobación de viáticos y los flujos de autorización se dan mediante papeleo y procesos que se vuelven cada vez más burocráticos con el pasar del tiempo, el poder de la automatización te ayuda a crear flujos de trabajo automatizados, que involucren al personal necesario según sea el nivel del flujo y va avanzando conforme el proceso lo requiera.

3. Cumplimiento fiscal y empresarial 

Cómo sabes cada gasto de viaje puede ser deducible para tu empresa siempre y cuando cumpla con ciertos requisitos fiscales 

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La automatización te ayuda a identificar que gastos incumplen con la LISR y/o con tu política de viaje empresarial, para que cada colaborador pueda hacer los ajustes o comentarios necesarios ante cualquier viaje que tengan alguna anomalía en relación con los gastos. 

4. Relación de gastos: 

Al automatizar tus gastos empresariales, podrás relacionar gastos por área, colaborador, tipo de gato, CFDI, cumplimiento de políticas, autorizador, fecha de rembolso, etc. Sin tener que indagar dato por dato en engorrosas tablas de Excel. 

Conocer a detalle el recorrido que ha hecho el gasto y las personas que se han involucrado en él, desde su aprobación, tipo de gasto, CFDI que lo amparo, cumplimiento de políticas, fecha de reembolso o forma de pago, simplifica no solo el reporte, sino que evitas fraudes o malversaciones en tus gastos empresariales. 

5. Conciliación de tarjetas empresariales: 

Contar con una tarjeta empresarial de gastos es un gran beneficio siempre y cuando cuentes con un software que te ayude a relacionar las transacciones de forma sencilla; esta es una de las tareas de la gestión de gastos que se pueden automatizar; además de asociar los CFDI relacionados con los gastos de la tarjeta de cada colaborador, en este sentido la automatización es de gran ayuda para mantener registros precisos de las tarjetas empresariales, además de relacionarlas con los gastos pertinentes. 

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