El procesamiento de facturas de proveedores es el sistema que las empresas utilizan para realizar los pagos, este sistema inicia con las órdenes de compra y culmina cuando se registra el pago en los libros contables.
Este sistema usualmente suele involucrar a un conjunto de personas, es decir, un flujo que comienza desde que se realiza la orden de compra y lo explicaremos a continuación
¿Cuál es el flujo para el procesamiento de facturas de proveedores?
1. Orden de compra:
La orden de compra es el documento más formal para notificarle a un proveedor sobre el faltante de mercancía; pues además de asumir la responsabilidad de pago, se establecen las condiciones para el mismo, tipo de mercancía, fecha de entrega, etc.
Una vez que se realiza un formato de este tipo, se le envía al proveedor para notificarle sobre el faltante de mercancía; las órdenes de compra son esenciales para comprobar cualquier discrepancia en la entrega de mercancía, como artículos faltantes, cantidad recibida, etc.
2. Validación de factura electrónica:
Este paso es el más importante, ya que el CFDI entregado te servirá para hacer deducibles impuestos por concepto de adquisición de mercancías (en la mayoría de los casos); pero tienes que validar lo siguiente:
Primero; El CFDI entregado por tu proveedor tiene que coincidir con los datos o contenido de la orden de compra; por ejemplo, cantidad y tipo, mercancía requerida, monto a pagar, etc.
Segundo: Una vez que verifiques que la factura coincide con la mercancía que solicitaste; tienes que validar que la factura que te envía tu proveedor es válida ante el SAT, no está duplicada, o cancelada.
Recuerda que por disposición oficial, las facturas tendrán que ser emitidas en su versión 4.0 a partir del 1 de abril de 2024. Te puede interesar leer: Implicaciones y nuevas reglas al recibir factura 4.0 de tus proveedores
3. Autorización del pago:
Una vez que se valida el contenido de la factura, se envía al responsable de Cuentas por Pagar para que autorice el pago
4. Se programa y procesa el pago:
La factura se paga al proveedor de acuerdo a los términos de pago acordados previamente; los cuales pueden ser PUE o PPD
Te puede interesar leer Diferencias entre PUE y PPD ¿Cuándo usar cada método de pago?
Registro en libros contables:
Dentro de las actividades destacadas del procesamiento de facturas de proveedores es importante tener un historial de pago a proveedores en caso de auditorias o problemas de pago con tus proveedores, por lo que te recomendamos llevar un registro sobre los pagos que realizas a tus proveedores.
Importancia del procesamiento de facturas de proveedores:
El procesamiento de facturas de proveedores es un sistema fundamental para gestionar eficientemente no solo las facturas, sino las finanzas y la relación con tus proveedores, al tener un modelo estandarizado, garantizas que tu empresa pague a tiempo las facturas, evitas pagos duplicados y te aseguras de que las facturas cumplan con las condiciones y requerimientos empresariales y fiscales para ser procesadas para pago.
Ahora bien el proceso tradicional para procesar facturas de proveedores involucra mucho papeleo, tiempo y recursos, además de errores humanos que vuelven a este sistema mucho más tedioso y complicado de lo que debería ser.
Un software especializado como PortaldeProveedores.mx te ayuda a automatizar el procesamiento de facturas de proveedores asignando a los responsables de cada paso y desencadenando tareas o responsabilidades en cada paso, e involucra desde la creación de órdenes de compra desde tu ERP hasta el registro de pagos a proveedores, automatizando la validación de CFDI ante el SAT, tomando en cuenta tus propias reglas de aceptación de CFDI.
