En este blog te platicamos sobre 7 KPI´s Cuentas por Pagar que son imprescindibles en este departamento y así podrás mejorar tus procesos, pues probablemente actualmente solo mides los pagos pendientes y realizados, sin embargo, existen otros indicadores que debes tomar en cuenta que representaran ventajas competitivas muy importantes para la empresa, que te ayudaran a optimizar el tiempo de gestión de los documentos, conseguir visibilidad de todo el proceso y mejorar la relación con proveedores.
7 KPI´s Cuentas por Pagar que mejorarán tus resultados y procesos
1. Mide el tiempo del proceso de validación de facturas
La validación de facturas habitualmente implica una serie de pasos que se realizan de forma manual, que ciertamente van acompañados de errores con los que se pierde dinero y tiempo, siendo este de los KPI´s cuentas por pagar más importante para las empresas.
Por ejemplo si al medir el tiempo de procesamiento de factura es bajo, indica poca eficiencia y agilidad en este proceso; este KPI te ayudará a tomar decisiones para mejorar, una mejora, por ejemplo sería automatizar el procesamiento de facturas y/o establecer flujos de trabajo claros y asignar responsabilidades especificas.
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2. Mide el tiempo de aprobación de pagos
Aprobar pagos es un proceso que involucra a distintas áreas y tener visibilidad sobre la información de los mismos es vital para no cometer errores y evitar duplicidad de los mismos, así como pérdida de información y descontrol del presupuesto. En este punto es importante medir como KPI´S Cuentas por Pagar lo que tarda cada área en responder o aprobar los pagos.
3. Mide el ahorro que se tiene al mantener una buena comunicación con los proveedores
Cuanto mejor sea la relación con los proveedores (comunicación clara y transparente, pagos puntuales o anticipados), mejores beneficios económicos y prácticos obtendrás como entregas prioritarias, puntuales o descuentos por pronto pago.
Este KPI´s Cuentas por Pagar puede resultar difícil de medir, ya que la buena o mala comunicación podría considerarse subjetiva; pero puedes establecer parámetros o escalas para medir, por ejemplo; el nivel de compromiso del proveedor con la entrega de mercancía, agilidad para la resolución de conflictos derivados por la entrega de mercancía o pagos, nivel de comunicación derivada de conflictos.
4. Medición de errores y tiempos de espera en la gestión de facturas
Como lo son:
- Factura suspendida: facturas en pausa, porque todavía no ha llegado la mercancía solicitada.
- Facturas canceladas: ya sea porque son duplicadas o erróneas o no cumplen con los requisitos que la empresa solicita.
- Facturas pendientes de verificar: control de facturas recibidas en espera de verificar o revisar.
- Facturas pendientes de aprobación: número de facturas en espera de aprobación
5. Número de facturas recibidas, aprobadas y rechazadas en períodos determinados
Es importante que categorices y organices las facturas recibidas por día, mes, tipo de factura, con pedido de compra, sin pedido de compra, con o sin complementos de pago para llevar un mejor control, este KPI´s cuentas por pagar es eficaz para consultar las facturas recibidas por proveedores y te ayuda a llevar un control de las mismas.
Cómo sabes los errores en las facturas, no solo pueden provocar retrasos en los pagos; si no se administran correctamente podrían ocasionar multas fiscales para tu empresa; como por ejemplo al no recibir el complemento de pago correspondiente o que la factura no se haya elaborado correctamente por eso tener en cuenta este KIP´S de Cuentas por Pagar es importante para mejora no solo la gestión de Cuentas por Pagar sino la salud financiera de tu empresa.
6. Cumplimiento de plazos de pago
Controlar los periodos medios de pago para ver si se está cumpliendo o no con las condiciones pactadas en los contratos es uno de los KPI´s Cuentas por Pagar es uno de los más complicados de controlar pues la comunicación por temas de dinero son los más difíciles de tratar, sin embargo de las más importantes ya que cumplir con las condiciones de pago pactadas y a tiempo es uno de los factores que puede determinar una buena o mala relación con tus proveedores.
De esta forma te darás cuenta si las facturas son pagadas de acuerdo a los términos que negociaste con tus proveedores; ya que como sabrás pagar a tiempo evita penalizaciones e intereses; si tu ya identificaste que para tu área de Cuentas por Pagar tiene un porcentaje bajo de facturas pagadas a tiempo; es necesario implementar estrategias como calendario de pagos, notificaciones para informarte de un próximo faja, contar con una herramienta como Portal de Proveedores elimina pagos a destiempo, pues cuentas con un calendario dónde podrás agenda los pagos a proveedores, eliminando pagos a destiempo, duplicidad en los mismo, etc.
7. Gasto total por proveedor
Con este KPI´s cuentas por pagar se controlan las categorías de compras que significan un mayor volumen de gasto para la empresa.
Recuerda que te proporcionamos los KPI´s cuentas por pagar generales y los que consideramos más importantes para esta área, pero puedes modificarlos o considerarlos de acuerdo a las características especificas de tu empresa y de sus objetivos.
Si actualmente intentas llevar el control de estos KPI´s cuentas por pagar y es una tarea que se dificulta o no se cumple, ya sea por falta de tiempo o por la dificultad que representa al involucrar a distintas áreas de la empresa, es momento de automatizar este proceso, contar con un software o portal como Portal de proveedores ®︎ que además de permitirte tener esta información, te ahorrará tiempo en todas las áreas involucradas al tener visibilidad de la información y herramientas que te ayuden a tener en orden los documentos y validadas las facturas que recibes de tus proveedores, así como recibir alertas de pago para eficientar procesos y evitar pérdida de dinero.
